Pada tanggal 1 Oktober 2018 dilakukan pendampingan KWT Kartini di Dusun Nglengkong, Kecamatan Giri Purwo Kabupaten Kulon Progo mengenai Administrasi Kelompok. Administrasi kelompok merupakan aspek utama dalam pendirian dan pengembangan kelompok. Pendampingan dilakukan oleh Tim Pengabdian Desa Binaan dari Sekolah Pascasarjana-Fakultas Pertanian UGM yaitu Alia Bihrajihant Raya, S.P., M.P., Ph.D., Ratih Ineke Wati, S.P., M.Agr.Sc., Ph.D., Fatkhiyah Rohmah, S.P., M.Sc. dan Desi Utami, S.P., M.Sc.
Dalam kegiatan pendampingan tersebut dihadiri oleh Penyuluh dari BPP Girimulyo. Kepala BPP Girimulyo, Bapak Mustakim, S.St. menyampaikan bahwa administrasi kelompok dapat digunakan untuk memonitor penumbuhan, pengembangan dan pelaksanaan kegiatan kelompok. Penumbuhan dan pengembangan kelompok wanita tani difokuskan pada pemanfaatan pekarangan agar pekarangan menjadi sehat, indah dan produktif. Hal ini sejalan dengan instruksi Bupati Kulon Progo agar setiap rumah tangga mampu menyediakan pangannya sendiri terutama sayur mayur.
Penyuluhan mengenai pembuatan dan penggunaan Buku Administrasi Kelompok disampaikan oleh Ibu Fatkhiyah Rohmah, S.P., M.Sc. yang dalam pemaparannya beliau menjelaskan bahwa administrasi terbagi menjadi dua kategori yaitu administrasi non keuangan dan administrasi keuangan. Administrasi non keuangan digunakan untuk mencatat secara sistematis urutan-urutan waktu sehingga dapat menjadi bahan monitoring perkembangan organisasi, bahan untuk mengambil keputusan dan untuk pengendalian organisasi yang kaitannya dengan non keuangan. Jenis-jenis buku pencatatan administrasi non keuangan adalah buku daftar anggota, buku daftar pengurus, buku daftar hadir pertemuan, buku notulen rapat/pertemuan, buku rencana kegiatan, buku realisasi/tindak lanjut kegiatan, buku inventaris kelompok, buku tamu. Selain itu, kelompok juga perlu memiliki buku agenda surat masuk, buku agenda surat keluar sebagai bagian dari administrasi non keuangan.
Ibu Fatkhiyah Rohmah menegaskan pentingnya buku administrasi keuangan untuk dimiliki kelompok sebagai alat untuk pengendalian keuangan kelompok. Oleh karena itu perlu adanya buku kas, buku iuran anggota, buku simpanan wajib dan simpanan sukarela. Bapak Muhadi selaku PPL dari BPP Girimulyo juga menambahkan bahwa ada 26 macam buku administrasi kelompok yang harus dipenuhi seperti buku luas pemilikan lahan, buku tanaman padi, palawija, dan sayuran, buku tanaman buah-buahan, buku pemilikan ternak dan lain sebagainya.
Sehingga dalam pendampingan tersebut, Tim Desa Binaan menyerahkan 15 jenis buku administrasi yaitu Buku Daftar Anggota, Buku Surat Masuk, Buku Surat Keluar, Buku Catatan Kegiatan, Buku Catatan Rencana Kegiatan, Buku Notulen Rapat, Buku Inventaris Barang, Buku Daftar Hadir, Buku Tamu, Buku Daftar Pengurus, Buku Kas, Buku Simpanan Pokok dan Sukarela, Buku Luas Kepemilikan Lahan, Buku Tanaman Perkebunan dan Buku Tanaman Buah-Buahan. “Harapannya KWT Kartini ini dapat melakukan kegiatan, memonitor dan mengembangkan kelompoknya agar anggota KWT dapat meningkat kesejahteraannya” ungkap Alia Bihrajihant Raya saat menyerahkan bantuan buku-buku tersebut.
Tim Penulis: Alia Bihrajihant Raya, Fatkhiyah Rokhmah, Desi Utami dan Ratih Ineke Wati
